04/04 2019

El representante legal de las entidades religiosas: los deberes del administrador

Con la presente exposición se cierra, por el momento, la serie de comunicados de Dikaios sobre el represente legal (RL) de las Entidades Eclesiásticas Reconocidas Civilmente (EERC), que comprenden también las Casas, Curias o Procuras Generalicias, las Provincias, etc.

De este modo, quien representa a una EERC o a un Instituto religioso en general, deberá considerar toda una serie de obligaciones que se derivan de varias disposiciones normativas. Y especialmente hoy en día, a causa de las numerosas regulaciones del sector o de carácter general que se aplican también a las EERC.

Durante mucho tiempo, la gestión de las EERC ha sido considerada como una mera formalidad “local” que se situaba en el contexto más amplio e importante de la gestión del Instituto considerado globalmente, una consideración que sigue prevaleciendo hoy en día. Y, en efecto, la gran mayoría de las EERC aún no tienen estatutos ni cuentas anuales. Pero los tiempos están cambiando y, acorde con la tendencia general de transparencia y responsabilidad de las entidades, antes o después también las EERC deberán adaptarse a estas necesidades (véase, por ejemplo, la nueva legislación sobre las entidades del tercer sector), so pena de la pérdida de importantes ventajas de tipo fiscal y de otro tipo.

La intención de este artículo es realizar una comparación entre las exigencias de la ley italiana y los deberes del administrador como prevé el Derecho Canónico.

Así es, las modificaciones de los Pactos Lateranenses prevén, en el art. 7 de la Ley n.º 121/1985, apartado V, que “la administración de los bienes pertenecientes a las entidades eclesiásticas está sujeta a los controles previstos por el derecho canónico. Pero las adquisiciones de estas entidades están sujetas también a los controles previstos por las leyes italianas para las adquisiciones de las personas jurídicas”

En lo referente, concretamente, al representante legal de los Institutos Religiosos, es necesario señalar que el derecho canónico prevé que «los administradores deberán cumplir con sus funciones con la diligencia de un buen padre de familia» (Can. 1284 – §1).

Dicho tipo de diligencia se usa frecuentemente en ámbito jurídico, pero no existe una verdadera y auténtica definición de la misma. Pero podría afirmarse que se trataría de la propia del hombre “medio”. El buen padre de familia deberá desempeñar sus funciones con prudencia y cautela, precisamente porque un núcleo familiar depende de él.

Naturalmente, los contenidos exactos de ese tipo de conducta “cautelosa” no se pueden determinar a priori y deben establecerse caso por caso, según las obligaciones que deban cumplirse y las funciones a desempeñar.

En todo caso, si se desea integrar la regulación canónica, hay que recordar que el art. 28 del Código del Tercer sector- (Decreto Legislativo italiano n.º 117 de 3 de julio de 2017), prevé que «los administradores, los directores generales, los miembros del órgano de control y el sujeto encargado de la revisión legal de las cuentas responden frente a la entidad, los acreedores sociales, el fundador, los asociados y los terceros, según establecen los artículos 2392, 2393, 2393-bis, 2394, 2394-bis, 2395, 2396 y 2407 del Código Civil italiano y el artículo 15 del decreto legislativo italiano n.º 39 de 27 de enero de 2010, siempre que sean compatibles».

En particular, el art. 2392 del “c.c.” prevé que “los administradores deben cumplir con los deberes que la ley le impone y los estatutos con la diligencia requerida por la naturaleza del encargo y por sus específicas competencias”.

Por tanto, también el Código Civil italiano se remite a la diligencia como característica indispensable del buen administrador.

En este sentido, en el derecho canónico (el Canon 1284 que acabamos de ver) se intenta establecer una verdadera y auténtica lista de los deberes de los administradores de las EERC (y de los institutos religiosos en general) que, como se verá, tiene su equivalente también en la regulación nacional.

En todo caso, hay que ser consciente de que los deberes derivados del cargo de administrador/RL no se agotan claramente en las actividades que se indican a continuación.

En particular, el derecho canónico prevé las siguientes obligaciones para los administradores:

  • “vigilar para que los bienes encomendados, de algún modo, a su cuidado, no se destruyan o sufran daños, estipulando para ello, si es necesario, contratos de seguros”

Dicho deber conlleva, evidentemente, una verdadera y auténtica obligación para el RL de instaurar una relación con las compañías de seguros.

Así es, aunque si la norma contiene las palabras «si es necesario», es evidente que siempre es oportuno estipular un seguro.

Y ello porque en caso de que se produzcan daños será obligación del RL demostrar que ha actuado con la diligencia propia de un buen padre de familia y haber hecho lo posible para evitar perjuicios a la EERC.

Asimismo, al leer la norma se notará que, si bien no está establecido expresamente, es oportuno estipular no solo una póliza que cubra los posibles daños a los bienes de la Iglesia o del Instituto, sino también posibles daños acarreados a terceros, la denominada póliza de responsabilidad civil (RC – podríamos poner el caso, por ejemplo, de la caída de piedras desde la sede de la EERC, que golpeen a un peapón).

Además, es necesario también hacer referencia a las pólizas de seguros estipuladas por el RL para tutelarse de sus posibles errores en la gestión de la EERC. Así es, puede ocurrir que la actuación del administrador dañe a la entidad: en ese caso, es oportuno estar cubiertos por una póliza de seguros cuya naturaleza no es distinta de la póliza estipulada por un administrador de una sociedad (Directors and Officers Policy).

  • “ocuparse de que quede asegurada la propiedad de los bienes eclesiásticos mediante modalidades civilmente válidas”

Con dicha norma, el CJC obliga al RL/administrador a garantizar las posesiones eclesiásticas frente a la colectividad.

Así es, puede ocurrir que las propiedades inmobiliarias de la EERC carezcan de algunos requisitos formales como, por ejemplo, títulos de propiedad válidos que estén transcritos en los correspondientes Registros de la Propiedad.

Por tanto, se trata de una serie de deberes con los que se garantizan dichos bienes, aportando más claridad en términos de derecho sobre los mismos.

No es una casualidad que precisamente se utilice la expresión «mediante modalidades civilmente válidas».

  • “observar las disposiciones canónicas y civiles o las impuestas por el fundador o el donante o por la legítima autoridad y cuidar, sobre todo, que del cumplimiento de las leyes civiles no se derive ningún daño para la Iglesia”

Por tanto, el RL no solo deberá respetar las normas de derecho canónico, sino también ser conocedor de las normas de derecho civil, que él mismo deberá cumplir.

Pero además hay que considerar que los tiempos en que vivimos se caracterizan por una gran producción legislativa. Por tanto, también un administrador cauteloso podría encontrarse frente a una infinidad de reglamentaciones.

En este caso, la actuación de un experto puede ser de ayuda para interpretar mejor la ley y aclarar las obligaciones que hay que cumplir para actuar de conformidad con la ley (pensemos en la reciente modificación que afecta al tratamiento de los datos personales que ha introducido el RGPD).

Naturalmente, deberá respetarse junto con las normas vistas anteriormente, también la voluntad de las figuras del fundador o del donante (si existiesen) para uno o varios negocios.

En todo caso, hay que recordar que un administrador cauteloso, antes de proceder al cumplimiento de la ley, debe estructurar las actividades de la entidad, para hacerlas de este modo lo más “conformes posible a la ley”.

En efecto, es oportuno crear una organización interna como la que requiere la cuestión del tratamiento de los datos personales o de la seguridad en el trabajo, que prevén verdaderos y auténticos procedimientos ad hoc, dirigidos a garantizar un proceso decisional y operativo conforme a la ley.

Precisamente el art. 2381, apartado 5 del “c.c.” establece que el administrador tiene que ocuparse de “que la estructura organizativa, administrativa y contable sea adecuada a la naturaleza y a la dimensión de la empresa”.

Dicha estructura permitirá al RL poder demostrar su propia diligencia en la administración de la EERC.

  • “exigir debidamente y a su debido tiempo las rentas de los bienes y los ingresos, conservándolos seguidamente de modo seguro después del cobro y utilizándolos según las intenciones del fundador o las normas legítimas”

La actividad de los fieles no puede prescindir de recursos y medios para seguir adelante con eficacia y efectos beneficiosos para la colectividad. Por tanto, la EERC tiene interés en que el RL proceda a monitorizar sus actividades financieras y otras fuentes de renta. Así, en el momento establecido (por ejemplo, trimestralmente) podrán recogerse los frutos.

Con dichos nuevos recursos podrán financiarse después las iniciativas que la EERC tenga intención de llevar adelante según las finalidades propias de la Congregación.

  • “pagar en el tiempo establecido los intereses debidos a causa de un préstamo o de una hipoteca y ocuparse oportunamente de la devolución del capital”

Si, por una parte, es necesario monitorizar las actividades financieras, por otra parte, es indispensable saldar las deudas. Así, por ejemplo, si se ha contratado un préstamo para la compra de un inmueble o para la reforma del mismo, es necesario considerar las fechas de vencimiento de las distintas letras que deben ir abonándose.

Como se sabe, hoy en día se pueden efectuar dichos pagos, sin el peligro de retraso a causa de un olvido, accediendo a los llamados RID bancarios, a través de los cuales será la propia entidad de crédito que ha concedido el préstamo la que retirará automáticamente el importe debido de la cuenta corriente.

  • “utilizar, con el consentimiento del Ordinario, el dinero que sobre después de hacer frente a los gastos y que pueda destinarse de modo útil, para la consecución de las finalidades de la Iglesia o del Instituto”

Es posible que las EERC cuenten con la disponibilidad de sumas de dinero después de haber hecho frente a las necesidades de la administración ordinaria, así como después de haber cubierto las necesidades de las actuales iniciativas con finalidades sociales o de proselitismo.

En este sentido, el RL (que puede coincidir o no con el Ordinario) puede utilizar dichas sumas para las finalidades de la Iglesia o de la EERC de referencia.

  • “tener bien en orden los libros de las entradas y las salidas”

Para dichas actividades, incluso para realidades no complejas desde el punto de vista contable como los Institutos religiosos, es indispensable acudir a los servicios de un gestor o experto contable, que podrá guiar a la EERC hacia una teneduría correcta y exacta de los libros de contabilidad.

Asimismo, para las entidades a las que se les aplica la regulación del tercer sector, está previsto que en caso de que ejerzan “su propia actividad exclusiva o principalmente en forma de empresa mercantil deben proceder a la teneduría de los libros de contabilidad según establece el artículo 2214 del Código Civil italiano”, es decir, el libro diario, el libro de inventarios, además de los libros de contabilidad.

  • “redactar el informe de rendición de cuentas administrativo al finalizar el año”

Al finalizar el año de gestión, el RL/administrador deberá indicar las partidas de entrada y salida y cualquier otro dato inherente a la situación patrimonial de la EERC, a los fondos disponibles – también posibles reservas – que deberán expresarse de modo que pueda tener lugar una verificación inmediata.

Por tanto, es oportuno redactar un registro de contabilidad y un resumen financiero, además de un informe sintético explicativo de la gestión, indicándose también las relaciones en curso y las cuestiones pendientes. Los libros de contabilidad y los documentos justificativos deberán conservarse durante diez años a partir de la fecha del correspondiente registro.

Asimismo, siempre en el ámbito de la integración de la regulación canónica con la nacional, es necesario recordar que el art. 13 del Código del tercer sector establece que “las entidades del Tercer sector deberán redactar las cuentas anuales del ejercicio correspondiente formado por el balance de situación y el informe de la gestión, indicándose los ingresos y los gastos, de la entidad, y por el informe de misión que ilustra las partidas del balance, la marcha económica y financiera de la entidad y las modalidades previstas para la consecución de las finalidades estatutarias”.

Dichas cuentas anuales “deberán elaborarse de conformidad con los modelos definidos por el Decreto del Ministro de Trabajo y de políticas sociales, previa consulta al consejo nacional del tercer sector”.

Si, por tanto, existe la prevalencia de la naturaleza mercantil de la entidad, será necesario elaborar y depositar ante el Registro Mercantil las cuentas anuales redactadas correspondientes al ejercicio en cuestión, según los casos, en virtud de los artículos 2423 y siguientes, 2435-bis o 2435-ter del Código Civil italiano.

Por último, independientemente de la naturaleza de la actividad prestada, el Código del Tercer sector prevé que las entidades que poseen, “ganancias, rentas, ingresos o entradas o como se denominen, superiores a 1 millón de euros deben depositarse ante el registro único nacional del Tercer sector, y publicar en su pág. web las cuentas anuales de la sociedad”.

  • “catalogar adecuadamente documentos e instrumentos, sobre los que se fundan los derechos de la Iglesia acerca de los bienes, conservándolos en un archivo conveniente y adecuado; depositar después los originales, cuando se pueda hacer cómodamente, en el archivo de la curia”

El último deber indicado por la norma canónica concierne a la conducta propia de un buen padre de familia: se considera un administrador atento aquel que lleve regular y sistemáticamente el archivo de la EERC.

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